Pauta de reunião: como fazer uma reunião que termina em decisão, não em outra reunião

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Quantas horas da sua semana vão para reuniões que talvez nem precisassem existir?

Muita gente acha que fazer reunião é produtivo. Talvez esteja aí o seu problema de falta de tempo. Na grande maioria das vezes, as pessoas vão para uma reunião, cada uma fala o que acredita e no fim nada é resolvido. Aliás, reunião para tudo já virou hábito: para decidir o cardápio da confraternização, o bolo dos aniversários do mês, o e-mail que vai para um cliente. Neste artigo eu trago provocações e sugestões práticas para você aplicar na sua empresa, e um modelo de pauta ao final.

Neste artigo

Como saber se um assunto realmente precisa de reunião?

Passe o assunto por três filtros antes de marcar. Se ele passar em todos, marque.

1. Isso pode ser resolvido com uma mensagem?
2. Isso pode ser resolvido com uma ligação rápida?
3. Precisamos mesmo de várias pessoas discutindo, decidindo ou construindo alguma coisa juntas?

Muitas reuniões nascem porque é gostoso bater papo. Às vezes o assunto envolve duas pessoas, e resolve na mesa de uma delas, por mensagem, por e-mail ou por telefone. As pessoas hoje nem gostam de ligar, e por isso agendam reunião.

Se a resposta ao terceiro filtro for sim, aí sim agende. E leve em conta os pontos das próximas seções.

Reproduzir vídeo: Talvez o problema não seja falta de tempo. Seja excesso de reunião sem propósito.

Quanto custa uma reunião improdutiva?

O custo é o tempo de todo mundo que participa. Uma reunião de 8 pessoas por 1 hora consome 8 horas de trabalho da empresa, porque se você soma todos os participantes, foram 8 horas a menos de produção.

Faça a conta para a sua realidade. Um exemplo com números de ilustração:

Repare no que a segunda linha faz: duas reuniões dessas por semana consomem 16 horas de trabalho, o que equivale a dois dias de uma pessoa. Some por mês e você enxerga quanto tempo está sendo jogado fora em reunião desnecessária.

Claro que há reunião que precisa acontecer, isso faz parte. O ponto é que reunião para tudo tem preço, e quem paga é o resultado da sua equipe.

Reproduzir vídeo: Reunião para marcar outra reunião. Isso acontece na sua empresa também? Reuniões, reuniões...

Como montar e divulgar a pauta antes da reunião?

Escreva os assuntos antes e mande para todos que vão participar. Assim cada um chega sabendo o que será tratado e já pode trazer possíveis soluções, em vez de cair de paraquedas.

Na grande maioria das reuniões presenciais que vejo, não existe pauta. Ou a pauta existe só na cabeça de quem marcou. As pessoas chegam sem saber sobre o que é, ou sabendo só uma parte. Quem recebe a pauta antes ganha tempo e produtividade, porque todos sentam sabendo o que vai acontecer.

Uma pauta boa é curta e tem esta cara:

O modelo acima é só um esqueleto. O que o faz funcionar é o campo "resultado esperado": ele obriga quem marca a saber, antes, que decisão quer tirar da reunião.

Quem realmente precisa participar?

Só quem vai deliberar, quem toma decisão, quem é envolvido e quem é impactado. Quem só precisa ser informado não precisa estar na sala.

Muitas vezes você é convidado para a reunião, não abre a boca e fica de ouvinte. Para quê? Se for só para ser informado, mande um e-mail. Depois circule a ata, com o que foi decidido.

Isso também reduz o custo da conta que fizemos: cada pessoa a menos economiza uma hora de trabalho por reunião. Pergunte antes de convidar: essa pessoa vai decidir, executar ou ser afetada?

Quem deve conduzir a reunião?

Uma pessoa, escolhida antes, que mantém o assunto no trilho e pede a palavra na ordem. Sem condutor, todo mundo fala ao mesmo tempo, vira conversa paralela, um interrompe o outro e ninguém entende nada.

Sem condução, também acontece de o assunto ir emendando em outro, e em outro, até que o que deveria ser decidido nem chega a ser tratado. O condutor traz de volta: "o foco de hoje não é esse, vamos marcar outra conversa para isso, e voltamos ao ponto".

Cabe ainda ao condutor cobrar as pessoas que se propuseram a fazer as ações, senão o que foi combinado sai pelo vento.

Quanto tempo deve durar uma reunião?

O necessário e menos. A regra que interessa é ter hora para começar e hora para terminar. Muitas reuniões têm horário de início e nenhum de fim. Aí a reunião se estende, e vira terapia em grupo.

Para reunião deliberativa, que existe para decidir, o tempo deve ser curto: o assunto é apresentado, todo mundo já chega sabendo, cada um diz o que pensa, e sai com o plano de ação.

Acabou o horário e não decidiu? Encerre e marque outro ponto específico. Se estender, o custo cresce sem parar.

Como fechar a reunião com um plano de ação?

Saia com quem faz o quê, quando, e o que ficou decidido. Sem isso o assunto volta à tona depois e vira outra reunião para resolver o que já deveria estar resolvido.

Uma ferramenta que uso nas mentorias e nos treinamentos é o 5W2H: uma planilha em que você anota o quê, quem, quando, onde, por quê, como e quanto custa. Ela força a resposta de tudo o que uma decisão precisa. Você encontra modelos prontos na internet. Se preferir, peça pelo WhatsApp que a gente envia o nosso.

Uma boa reunião termina com três perguntas respondidas:

1. O que decidimos?
2. Quem vai fazer?
3. Até quando?

Se você sai com essas respostas, o plano de ação está na sua mão. A pessoa que conduziu fica responsável por cobrar.

Reproduzir vídeo: Sua reunião termina com uma decisão? Ou com outra reunião marcada?

Quais são os erros mais comuns em cada tipo de reunião?

Cada formato tem um tropeço característico:

A tabela mostra que quase todo erro é de preparação. Reunião ruim raramente é falta de assunto, e sim falta de estrutura.

Quais cuidados mínimos numa reunião online?

Monte um checklist de requisitos mínimos e divulgue para o time. Reunião online ajuda muito com deslocamento, principalmente com cliente em outra cidade ou outro país, mas tende a ser menos produtiva que a presencial se não houver cuidado.

Um checklist mínimo:

• Pontualidade. Marcada para as 9h, começa às 9h. Os ansiosos tentam entrar antes e o anfitrião ainda não chegou.
• Equipamento testado antes. Computador, internet, fone, microfone. Não deixe para testar no início.
• Fundo de tela. Mesmo na cozinha de casa, você representa a empresa. Se possível, use um fundo padronizado, e disponibilize para o time.
• Roupa e apresentação. Não é para ir de terno, é para mostrar profissionalismo, mesmo em reunião interna.
• Ambiente sem ruído. Furadeira do vizinho, moto na avenida, o carro do ovo passando ("olha o ovo, dona Maria!"). Tudo isso já aconteceu, e tudo isso custa tempo.

Você está representando a empresa, mesmo que a reunião seja só com o time. Uma vez participei de uma reunião com uma agência que me atendia da cozinha: sem fundo de tela, eu via as panelas. Foi desagradável, e mostra que a impressão de profissionalismo se perde fácil.

Atrasar em reunião online é problema mesmo?

É. Atrasar para reunião é descaso: mostra falta de profissionalismo e de levar a sério o compromisso. Na online, muita gente acha que dá uma atrasadinha.

O efeito é em cadeia. O anfitrião chega às 9h, libera quem está na espera, começa, e ainda entra gente atrasada. A reunião de fato começa às 9h15, porque tem que esperar os atrasados.

A saída é uma regra clara, dita antes: a reunião começa no horário, com quem estiver. Isso honra quem chegou pontual. O que você permite repetidamente vira cultura.

Como fazer reunião híbrida funcionar?

Com um condutor único e a regra de uma fala por vez. A reunião híbrida é a de nível hard: parte do time está presencial e parte está online, tudo junto.

O problema clássico: enquanto alguém fala na tela, o colega da sala conversa ao lado, e nasce uma reunião paralela. Ficam duas reuniões: quem está na sala não ouve quem está no online, e vice-versa. Tempo perdido.

Se um cliente de outro país participa e não fala português, coloque um tradutor simultâneo desde o início. Não dá para improvisar tradução e manter o ritmo.

Por que reunião sem decisão é o maior erro?

Porque tudo que foi gasto em tempo e atenção evapora. O maior erro de uma reunião é sair sem nenhuma decisão. Aconteceu comigo também, e a pergunta é: quantas vezes isso acontece na sua semana?

Se você aplicar com intenção o que está neste artigo, as reuniões vão diminuir bastante. As que precisarem acontecer vão ser produtivas. E vão sair delas ações que mexem o ponteiro, ou seja, que trazem impacto.

Peço uma coisa: use um destes seis pontos já na próxima reunião que você marcar. Um só, para começar. Um degrau por vez.

Quantas reuniões você participa por semana que nem precisavam de você, ou nem precisavam existir?

Nota editorial

Artigo autoral da ExtMind, baseado na experiência da Aline Alcântara com empresas desde 2008 e nos vídeos do canal, reescrito para leitura. Os casos são reais e citados sem identificar pessoas. A conta de horas é um exemplo: use os números da sua empresa.

A sua próxima reunião termina em decisão?

Antes de marcar a próxima, escreva em uma linha a decisão que você quer tirar dela. Se não conseguir, provavelmente não é reunião.

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