Mentoria empresarial em São José dos Campos: o método GPS360
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A mentoria da ExtMind tira o dono do operacional: começa por um diagnóstico da empresa e acompanha a execução até o fim, com o método GPS360.
Falar sobre a mentoria empresarial
Como você sabe se a sua empresa está melhor ou pior do que o mês passado?
Se a resposta é "acho que sim", é por aí que a gente começa. Na maioria dos donos que atendo, o "acho que sim" vem junto de outra frase: "Aline, minha empresa depende demais de mim." Faturamento subindo, telefone tocando, e o dono sem saber se sobra dinheiro, sem conseguir tirar férias e decidindo tudo sozinho.
A ExtMind é um hub de educação empresarial: mentoria, treinamentos e estruturação de processos num só lugar. A mentoria empresarial existe para esse dono. Eu sou Aline Alcântara, trabalho com empresas desde 2008, e o que entrego é método, número e acompanhamento. Achismo é só para amador.
O que é mentoria empresarial?
Mentoria empresarial é o acompanhamento contínuo de quem dirige a empresa, até a decisão certa virar rotina do negócio. Diferente de uma palestra ou de um curso, a mentoria trabalha em cima da sua empresa, com os seus números e a sua equipe.
A diferença para consultoria está no depois. A consultoria costuma entregar o diagnóstico e a sugestão e sair. Na mentoria eu fico até a execução. Pelo que vejo em São José dos Campos, a consultoria de gestão que existe é voltada para empresas maiores, no modelo de controladoria. Mentoria de gestão para pequena e média empresa, olho no olho, eu não encontro.
Comecei em 2008 como consultora. Hoje o formato é mentoria, e a razão é simples: sugestão que não sai do papel não muda o resultado do dono.
Para quem é a mentoria da ExtMind?
Para dono de pequena e média empresa que vive apagando incêndio e quer virar a chave de operacional para estratégico. Atendo empresários de vários segmentos, e tenho um nicho especial: escritórios de contabilidade. Se esse é o seu caso, a página da mentoria para escritórios contábeis fala direto com você.
Você provavelmente se reconhece em alguma destas frases, que eu ouço nas mentorias:
- "Se eu tiro férias, tenho que levar o notebook."
- "O cliente me liga, o colaborador me chama, o pagamento precisa da minha aprovação."
- "Estamos faturando mais, mas não sei se estamos lucrando mais."
- "Eu já deleguei, mas as coisas continuam voltando para mim."
Se duas delas soam familiares, o problema quase nunca é preguiça do time. É falta de clareza, e clareza se constrói com método.
O que é o GPS360?
GPS360 é o método próprio da ExtMind, e ele tem três pilares: Gestão Estratégica, Pessoas e Sustentabilidade. O nome vem do aparelho mesmo: traça a rota da origem ao destino e ajusta no caminho.
- G, Gestão estratégica: o dono pensa e decide o negócio, em vez de operar tudo.
- P, Pessoas: o trabalho vai do empresário até a liderança e o time.
- S, Sustentabilidade: receita, despesa e lucro, o combustível da empresa.
- 360: a visão inclui o negócio inteiro e também a parte pessoal do sócio, não só a profissional.
Dentro dos três pilares existem 74 frentes de trabalho. Elas servem para estruturar a empresa e fazê-la rodar sem depender do dono. O detalhe de cada pilar está na página do método GPS360.
Como a mentoria começa? O diagnóstico
Toda mentoria começa por um diagnóstico. Eu mapeio as maiores dificuldades da empresa antes de propor qualquer coisa, porque tratar sintoma sem achar a causa faz o problema voltar.
O que costuma aparecer no diagnóstico:
- lucro baixo
- alta rotatividade de pessoas
- falta de clareza e de consciência de ser empresário
- ausência de divisão clara das atividades e das responsabilidades (processos mapeados, organograma)
Depois a gente constrói junto os indicadores. Indicador é o painel do carro: mostra combustível, velocidade e se você está no rumo. Sem ele, o dono dirige no escuro. Com ele, sabe onde agir primeiro para melhorar o resultado e crescer.
Ninguém executa 74 frentes ao mesmo tempo. A regra que eu repito é um degrau por vez.
Que problemas a mentoria resolve?
A mentoria resolve o problema que o diagnóstico apontar. Os cinco que mais aparecem nas conversas com donos têm artigo próprio no blog:
| O que o dono diz | O que está por trás | Onde aprofundar |
|---|---|---|
| "Ninguém sabe a quem responder" | Organograma que é só quadro na parede | Organograma empresarial |
| "Minha empresa depende demais de mim" | Tarefa delegada, decisão centralizada | Delegar tarefas ou descentralizar decisões |
| "Meu colaborador não dá conta" | Falta de rotina, de processo ou de clareza | Produtividade no trabalho |
| "Faturo mais e não sobra" | Faturamento confundido com lucro e caixa | Diferença entre faturamento e lucro |
| "Só tenho reunião e nada se resolve" | Reunião sem pauta e sem plano de ação | Pauta de reunião |
Cada linha é um sintoma diferente, e a causa costuma ser a mesma: ninguém definiu com clareza quem faz o quê, quem decide o quê e como se mede. Comece pelo artigo que descreve o seu dia de hoje.
Quais são as mentorias da ExtMind?
São quatro: Starter, Premium, Elevate e Leadership. Todas partem do método GPS360 e do diagnóstico, e qual delas faz sentido para você depende do que o diagnóstico mostrar.
Além da mentoria, a ExtMind tem serviços que entram quando o diagnóstico pede: o mapeamento de processos e os treinamentos para liderança e equipe.
Como é o acompanhamento? Por dentro da sua empresa, até a execução
O acompanhamento é de perto, olho no olho. Quando o empresário precisa decidir algo, ele fala comigo por ligação.
O acompanhamento vai até a execução. Eu não entrego a sugestão e saio: a gente ajusta no caminho, como faz o GPS quando você erra a saída. Errar faz parte. O que não vale é o dono trazer o problema de volta para si na primeira falha, porque aí nada muda.
Hoje quem atende sou eu, pessoalmente.
Que resultado a mentoria já trouxe?
Um mentorado registrou crescimento de 55% no faturamento em 30 meses. É o caso que posso citar, sem nome.
Duas ressalvas, porque verdade vem primeiro. A primeira: esse número é de faturamento, e faturar mais não significa lucrar mais. Lucro e caixa a gente mede à parte, como explico em diferença entre faturamento e lucro. A segunda: resultado depende de o empresário executar. Varinha mágica não existe, o que existe é execução.
Quem é a Aline Alcântara?
Sou fundadora da ExtMind, fundada em 2008. Comecei na contabilidade aos 14 anos, num escritório onde fiquei 15 anos e onde, aos 18, fui convidada a ser sócia. Em janeiro de 2008 saí para montar uma consultoria empresarial focada em reestruturar escritórios de contabilidade: processos, controles e departamentos. Desde então organizo empresas contábeis referências no mercado.
Minha formação é em ciências contábeis. Sou analista de perfil comportamental, auditora líder certificada pela DNV e estou cursando pós-graduação em neurociência cognitivo-comportamental.
Falo como quem já fez isso por dentro de empresa. Não trago teoria de livro, trago o que funcionou.
Onde fica a ExtMind e como começar?
O escritório fica no Centro Empresarial Aquarius, na Rua Dr. Orlando Feirabend Júnior, 230, sala 1002, Jardim Aquarius, São José dos Campos/SP, CEP 12246-190. O atendimento é de 9h às 17h30. A mentoria também acontece online.
Para começar, mande uma mensagem no WhatsApp, (12) 99653-7363, contando em uma frase o que mais tira a sua paz na empresa hoje.
Qual decisão da sua empresa passa por você hoje e já poderia estar na mão de outra pessoa?
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Perguntas frequentes
Quanto tempo leva pra ver resultado na mentoria?
Não prometo prazo, porque o resultado depende de você executar. O diagnóstico mostra por onde começar, e a cada ação implementada você confere o efeito nos indicadores, mês a mês. Quem executa uma ação por vez, toda semana, enxerga a diferença nos números, e quem espera botão mágico não enxerga.
Como é o diagnóstico? Vocês olham a empresa inteira?
Sim, o diagnóstico passa por todos os departamentos, e eu não proponho nada antes de entender em que pé a empresa está. Numa empresa de contabilidade, por exemplo, eu pergunto quantos balancetes de julho já foram fechados e quantos clientes estão devendo documento. Pergunto também se existe pesquisa de satisfação com o cliente, e muita empresa não faz por medo do que vai ouvir. Quer ver como seria o diagnóstico da sua empresa?
O que acontece depois do diagnóstico?
A gente constrói junto os indicadores, que mostram a situação real da empresa e onde agir primeiro. Depois escolhemos uma única ação, com responsável e data pra ficar pronta, e só passamos para a próxima quando a primeira estiver de pé. É como subir uma escada: querer subir dez degraus de uma vez termina em tropeço e em desistência. Nas reuniões seguintes você compara o antes e o depois pelos números, e não pelo "acho que melhorou".
Por onde a mentoria costuma começar: organograma, processo ou dinheiro?
Na grande maioria das empresas que acompanho, começo pelo organograma e pelas responsabilidades de cada cargo, porque o dono acha que o colaborador sabe o que fazer e, na prática, não está claro. Em seguida vem o processo: quando entro numa empresa para mentoria, quase nunca existem processos definidos. Quando o problema é uma lista de pendências que não para de crescer, arrisco dizer que 90% dos casos que acompanho desde 2008 são falta de planejamento. Veja como isso aparece no dia a dia em organograma empresarial.
Já fiz curso e workshop e nada mudou. Por que a mentoria seria diferente?
Porque curso entrega conhecimento, e mentoria acompanha a execução. Eu sou a favor de treinamento e eu mesma não fico sem mentoria, mas sem pôr em prática vira só mais um evento. O que empaca muito dono são os pontos cegos: ele identifica algumas coisas e não sabe por onde começar, e eu ajudo a montar um plano que seja seguido, implementado e executado. A prova de que funciona é ficar: a Elevate, nossa turma mais avançada, já está no quarto ciclo desde o início.
A mentoria é só pra mim, dono, ou meu gestor também participa?
O trabalho começa no dono e desce pela liderança até o time. Existe uma mentoria voltada à liderança, a Leadership, que trabalha temas como reconhecer e celebrar as pequenas conquistas da equipe. Muito líder me diz "eu não sei até onde posso decidir", e deixar isso claro é parte do que a gente faz.
Já delego, mas tudo volta pra mim. A mentoria resolve isso?
Resolve, e o primeiro passo é entender que delegar e descentralizar são coisas diferentes. Delegar é dizer "faça isso"; descentralizar é passar o bastão, a responsabilidade pela decisão. A pergunta que eu faço ao dono é: seu gerente sabe fazer o trabalho, mas sabe o que pode decidir sozinho? Execução e decisão são duas coisas, e quando ninguém definiu a segunda, tudo volta pra você.
Preciso entender de contabilidade ou saber ler DRE pra começar?
Não precisa ser contador. Você só precisa saber o básico do que cada relatório diz, pra decidir, e eu explico isso no caminho. O DRE mostra o resultado de um período: o que você faturou, menos custo, menos despesa. O balancete detalha as contas, e o fluxo de caixa mostra se a empresa aguenta uma crise.
Como vou saber se a mentoria está funcionando?
Pelos indicadores que a gente constrói no começo, comparados mês a mês. A pergunta que eu faço é: em que a empresa melhorou nos últimos três meses, e quanto? Em produtividade, em qualidade, em retrabalho? Se a resposta ainda é "acho que sim", falta medir.
Não quero crescer, só quero sobrar mais e parar de apagar incêndio. A mentoria serve?
Serve. Crescer não é só faturar mais ou contratar mais: a margem de lucro é uma das formas de crescer, e ganho de eficiência vale tanto para quem quer aumentar a empresa quanto para quem não quer. Você pode manter o tamanho e ter processo definido, time que decide sozinho e lucro que aparece. O que não existe é ficar parado, porque a empresa ou evolui ou perde terreno.
Fontes e referências
Texto autoral da ExtMind, com base na experiência da Aline Alcântara com empresas desde 2008 e nos vídeos do canal @alinealcantaragestao. Resultados variam de empresa para empresa.