Mentoria para escritórios de contabilidade: gestão e liderança para o contador dono
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Sou contadora e mentora: ajudo o dono de escritório contábil a montar processos, indicadores e uma equipe que roda sem depender dele.
Falar sobre a mentoria para contadores
Casa de ferreiro, espeto de pau. Você entrega balancete, balanço, DRE e fluxo de caixa para o cliente e não tem esses números do seu próprio escritório. Cadê os indicadores?
Falo isso com carinho, porque vim desse mundo. Comecei na contabilidade aos 14 anos, num escritório onde fiquei 15 anos e onde, aos 18, fui convidada a ser sócia. Sou formada em ciências contábeis. Em 2008 saí para montar uma consultoria focada em reestruturar escritórios de contabilidade: processos, controles e departamentos. Desde então organizo empresas contábeis referências no mercado, hoje dentro do hub de educação empresarial da ExtMind.
Escritório de contabilidade é o meu nicho especial. Meu diferencial é gestão e liderança para empresa de contabilidade, e esta página explica o que isso significa na prática.
Por que o dono de escritório contábil precisa de mentoria de gestão?
Porque o contador dono aprendeu a gerir a empresa dos outros, e a própria fica para depois. O escritório cresce em cliente e em demanda sem crescer em estrutura, e a dependência do dono aumenta junto.
Nas conversas com donos de escritório, as frases se repetem:
- "Aline, minha empresa depende demais de mim."
- "Meu colaborador não dá conta das tarefas."
- "Estamos faturando mais, mas não sei se estamos lucrando mais."
- "Eu não quero crescer mais, o escritório está bom do tamanho que está."
A última frase é legítima, e eu entendo. Mas há uma diferença entre crescer e evoluir. Você pode escolher não aumentar o time nem a carteira. O que não dá é parar de evoluir: melhorar processo, gestão, tecnologia e pessoas. Não existe estagnação, existe crescer ou perder terreno.
O que muda para a contabilidade nos próximos anos?
A parte manual do trabalho contábil tende a ser substituída pelo automático. Inteligência artificial e reforma tributária estão empurrando nessa direção, e o cliente percebe.
A pergunta que fica é a que faço no meu canal: se a contabilidade está cada vez mais automática, por que o cliente escolheria você? A confiança que o cliente tem no seu escritório importa, mas não deve ser o único fator. Uma conhecida minha, dona de uma empresa de importação em São Paulo, procurou outro contador porque não sentia firmeza no dela em relação à reforma tributária. Ninguém troca de contabilidade igual a gente troca de manicure, porque existe uma confiança por trás. Mas dúvida sem resposta abre a porta para o escritório do vizinho.
O que diferencia é estrutura, estratégia e execução. É isso que a mentoria constrói.
O que a mentoria para escritórios contábeis trabalha?
Trabalha os mesmos três pilares do método GPS360, com exemplos da rotina de um escritório:
| Pilar | O que aparece no escritório contábil |
|---|---|
| Gestão estratégica | Rumo do escritório, planejamento que sai do papel, decisão sem depender do dono |
| Pessoas | Organograma com responsabilidade por cadeira (gestor, analista, assistente, auxiliar), preparo de gestor que veio de auxiliar ou estagiário, retenção de talento |
| Sustentabilidade | Faturamento, custo, despesa e lucro do próprio escritório, fluxo de caixa, indicadores |
Tudo começa pelo diagnóstico, como em qualquer mentoria da ExtMind, e depois construímos juntos os indicadores do seu escritório. Se o seu caso é de empresa de outro segmento, a página de mentoria empresarial é a mais indicada.
Que problemas de escritório contábil aparecem com mais frequência?
Aparecem cinco, e cada um tem artigo no blog:
- Ninguém sabe a quem responder. Sócio que interfere na área do outro, gestor sem responsabilidades definidas. Veja organograma empresarial.
- Tudo passa pelo dono. O time até sabe executar, mas não sabe o que pode decidir sozinho. Veja delegar tarefas ou descentralizar decisões.
- Lista de pendências enorme. Cada um faz folha, rescisão ou conciliação de um jeito. Veja mapeamento de processos.
- Faturamento sobe e o lucro não aparece. O contador entrega DRE ao cliente e não olha a dele. Veja diferença entre faturamento e lucro.
- Cliente novo entra e a operação nem sabe o que foi vendido. O comercial fecha um prazo, como balancete no quinto dia útil, e ninguém da operação ficou sabendo.
Escolha o mais doloroso hoje e comece por ele. Um degrau por vez.
Como funciona o diagnóstico do escritório?
Eu entro nos departamentos, entendo em que pé está o escritório e mapeio o que tira a paz do dono: lucro baixo, gente saindo, falta de divisão clara de responsabilidades, ausência de processo. Depois definimos os indicadores.
Três perguntas guiam o primeiro plano de ação, e você já pode fazê-las sozinho:
- O que o meu escritório precisa parar de fazer?
- O que precisa começar a fazer e ainda não fez?
- O que já fazemos bem e precisamos fortalecer?
Com as respostas, monte um plano para os próximos 30 dias, com responsável e prazo por item. Sai da intenção e entra na gestão.
Quem é a mentora?
Sou Aline Alcântara, fundadora da ExtMind. Trabalho com empresas desde 2008. Minha formação é em ciências contábeis, sou analista de perfil comportamental, auditora líder certificada pela DNV e estou cursando pós-graduação em neurociência cognitivo-comportamental.
Falo de gestão de escritório porque vivi a rotina de dentro. Não trago teoria de livro.
Continue a ler
- Mentoria empresarial em São José dos Campos
- Método GPS360
- Organograma empresarial
- Delegar tarefas ou descentralizar decisões
Perguntas frequentes
Somos dois sócios 50 a 50. Precisa ter um CEO?
Precisa. Numa hora de empate ou de decisão difícil, alguém tem que ter a última palavra, senão a empresa fica dividida. O CEO não é definido pela quantidade de cotas, isso não quer dizer nada. Essa é a primeira falha que eu encontro no topo do organograma de escritório contábil, e é ali que nasce o conflito entre sócios, como mostro em organograma empresarial.
Meu departamento pessoal refaz a mesma folha várias vezes por cliente. Como resolver?
Primeiro meça, porque retrabalho é um dos maiores inimigos da produtividade, principalmente no departamento pessoal. O cliente manda os dados, você faz a folha, ele percebe que esqueceu uma informação, e a correção se repete duas, três, até cinco vezes com o mesmo cliente, sem cobrança nenhuma. Quando você calcula a margem de lucro por cliente, muito cliente que parece dar lucro já está dando prejuízo. Com o número na mão, você decide o que cobrar e o que mudar no mapeamento de processos.
Quais indicadores um escritório contábil deve acompanhar?
Comece por quatro: percentual de balancetes entregues dentro do prazo, tempo médio de fechamento, quantidade de retrabalho e quantos clientes estão devendo documentos. No diagnóstico eu pergunto quantos balancetes de julho o escritório já fechou em setembro, e muita gente fica em silêncio. Repita a lógica para o departamento pessoal, o fiscal e a legalização, com três indicadores por área. Se quiser que eu olhe os seus, chame a Aline no WhatsApp.
A inteligência artificial vai tirar o serviço do meu time?
Ela vai substituir a parte manual do trabalho contábil, e a reforma tributária empurra nessa direção, então vale trazer IA para dentro o quanto antes, para ganhar eficiência e não para trocar gente. O tempo que a sua equipe gastava digitando pode ir para analisar e ajudar o cliente na gestão do negócio dele, que é o que vai diferenciar o seu escritório. Não gaste o seu tempo de dono estudando ferramenta: compre as horas de um especialista e fique com a parte estratégica. E ninguém precisa mudar tudo amanhã, é um degrau por dia.
Meu cliente sai sem reclamar. Como descobrir o problema antes?
Faça pesquisa de satisfação com os clientes. Cliente raramente reclama: ele vai acumulando as falhas em silêncio e um dia manda a carta de rescisão, e aí reverter é muito difícil. A maioria dos escritórios não faz a pesquisa porque tem medo do que vai ouvir, e eu prefiro a dor de ouvir um feedback ruim a perder o cliente. Comece pelos seus melhores clientes e pergunte por que eles continuam com você.
Como cobrar mais sem perder cliente por preço?
Entregando mais do que o contratado, de um jeito que o cliente enxergue. Eu digo: se ele pagou 1.000, entregue o valor de 1.500 ou 2.000, porque o cliente que sai por preço é o que não vê o valor. Em vez de só balancete e imposto, sente com ele, mostre os números dele e o descasamento do fluxo de caixa. Num escritório que eu conheço, um cliente com relatório obrigatório para a matriz na Itália saiu e voltou depois de um ano e meio, porque o outro escritório não conseguiu entregar no quinto dia útil.
Meu gestor era auxiliar e virou gestor. Como eu preparo ele?
Escreva o que a diretoria espera da cadeira dele e desenvolva também a parte comportamental, não só a técnica. Muito gestor de escritório começou como auxiliar ou estagiário e subiu pelo tempo de casa, sem ninguém ensinar a liderar. Depois o sócio se indigna com a postura dele, sem nunca ter sentado para deixar claro o que espera. Monte o organograma com responsabilidade por cadeira, gestor, analista, assistente e auxiliar, cada um com o que entrega.
Só contrato júnior e estagiário, para treinar do meu jeito. Tem problema?
Tem, se for só isso. Um profissional mais sênior faz o serviço de três a cinco juniores, e você lida com uma cabeça, um feedback e um comportamento no lugar de cinco. Quando o empresário põe na ponta do lápis só a conta financeira, esquece do conflito, da fofoca e do tempo de quem vai treinar cinco pessoas. E sênior sem processo e sem estrutura não fica na empresa.
Quero vender a carteira daqui uns anos. O que aumenta o valor do escritório?
Uma empresa saudável: com processo, organograma claro e time bom. Se ela é desorganizada, sem processo e dependente do dono, o valor vai lá pra baixo, e quem paga bem quer estrutura. Pense no sucessor desde já: já vi gente com mais de 60 anos querendo se aposentar sem ter formado ninguém, com tudo dependendo dela. Quem quer vender ou terceirizar precisa começar agora, porque empresa estruturada não se faz da noite pro dia.
Com que frequência os sócios devem olhar os números do escritório?
Todo mês, em data fixa, como um ritual de prestação de contas entre os sócios. No escritório de contabilidade em que fui sócia, que existe há 48 anos, a reunião dos sócios acontece no quinto dia útil para olhar todos os números. O caixa, porém, se acompanha todo dia. Se você ainda não tem o balancete, o resultado do período e o fluxo de caixa, esse é o primeiro ponto a resolver.