Método GPS360: os três pilares para a empresa rodar sem depender do dono
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O GPS360 é o método da ExtMind: três pilares (gestão estratégica, pessoas e sustentabilidade) e 74 frentes de trabalho para estruturar a empresa.
Ver como o método vira mentoria.
O GPS360 é o método da mentoria dentro do hub de educação empresarial ExtMind, que reúne também treinamentos e estruturação de processos. Sabe o aparelho que você liga no carro? Você diz o destino, ele traça a rota, e se você errar a saída, ele recalcula. Foi dessa ideia que veio o nome do método que eu desenvolvi: o GPS360 traça a rota da origem ao destino e ajusta no caminho.
Destino, para o dono de pequena e média empresa, quase sempre é o mesmo: uma empresa que anda sem ele em cima de tudo, com lucro que aparece no fim do mês. O que muda é a origem, e por isso o método começa sempre por um diagnóstico.
O que significa GPS360?
Cada letra é um pilar, e o 360 é a visão completa:
- G, Gestão estratégica: foco na gestão empresarial estratégica, não na operacional.
- P, Pessoas: o trabalho vai do empresário até a liderança e o time.
- S, Sustentabilidade: receita, despesa e lucro, o combustível do negócio. Inclui o marketing.
- 360: o negócio como um todo, incluindo a parte pessoal do sócio, não só a profissional.
Dentro dos três pilares existem 74 frentes de trabalho. Elas estruturam a empresa e fazem ela rodar sem depender do dono.
Gestão estratégica
Foco na gestão empresarial estratégica, não na operacional: o empresário sai da execução do dia a dia para pensar rota e decisão.
Pessoas
Trabalho que vai do empresário até a liderança e o time, para a empresa não depender de uma pessoa só.
Sustentabilidade
Receita, despesa e marketing: o combustível do negócio, acompanhado de perto para sustentar o crescimento.
O que o pilar G, Gestão estratégica, resolve?
Resolve o dono que trabalha no negócio o dia inteiro e não trabalha no rumo dele. Este pilar tira o empresário do operacional e o coloca para olhar indicador, número e direção.
Na prática, aparecem aqui o planejamento, a execução do que foi planejado e a clareza de quem decide o quê. Uma ferramenta que uso muito nesse pilar é a matriz de decisão: uma lista dos pontos que mais se repetem no dia a dia e de quem decide cada um, o colaborador, o supervisor ou a diretoria. Detalho no artigo delegar tarefas ou descentralizar decisões.
Pilar G bem feito devolve tempo ao dono. Quando ele consegue ficar sem atender todo pedido de aprovação, a empresa passa a andar em vez de esperar.
O que o pilar P, Pessoas, resolve?
Resolve a empresa em que ninguém sabe direito o que é responsabilidade de quem. O pilar Pessoas começa no dono, passa pela liderança e chega ao time. Não adianta cobrar de gestor o que ninguém ensinou.
Entram aqui o organograma com responsabilidades por cadeira, os treinamentos, o feedback e o perfil comportamental de cada colaborador. O organograma que funciona não é o quadro bonito na parede, e o artigo sobre organograma empresarial mostra como montar um que o time segue.
Este pilar também trata da rotatividade. Gente boa vai embora quando não enxerga chance de crescer dentro da empresa.
O que o pilar S, Sustentabilidade, resolve?
Resolve o "faturo mais e não sobra". Sustentabilidade é receita, despesa e lucro, o combustível do negócio. A empresa só é sustentável se o lucro aparece e o caixa aguenta.
Aqui se aprende a separar faturamento, lucro e dinheiro no caixa, três coisas diferentes. A regra é montar um painel simples, com faturamento, custo, despesa, lucro, saldo de caixa, contas a receber e contas a pagar, e olhar todo mês. O artigo diferença entre faturamento e lucro explica cada um.
Painel de carro sem combustível marcando é aviso, não enfeite. Com indicador, o dono enxerga o aviso a tempo.
Quais ferramentas o GPS360 usa?
Algumas aparecem nos vídeos do canal e nos artigos do blog. São ferramentas simples, feitas para o dono aplicar na semana seguinte:
| Ferramenta | Para que serve | Onde ver |
|---|---|---|
| Matriz de decisão | Definir quem decide o quê | Delegar x descentralizar |
| Níveis de autonomia | Dar ao time limite claro de decisão | Delegar x descentralizar |
| Organograma com responsabilidades | Mostrar quem responde a quem e o que cada cadeira entrega | Organograma empresarial |
| Posso fazer, preciso fazer, preciso fazer agora | Organizar a lista de pendências | Produtividade no trabalho |
| 5W2H | Sair da reunião com plano de ação | Pauta de reunião |
| Indicadores | Medir se a empresa realmente melhorou | Diferença entre faturamento e lucro |
Nenhuma dessas ferramentas resolve sozinha. Elas funcionam porque estão ligadas, e ligar é o trabalho do diagnóstico e da mentoria.
Como o GPS360 vira mentoria?
A ExtMind oferece o método em quatro mentorias: Starter, Premium, Elevate e Leadership. Todas começam com o diagnóstico das maiores dificuldades da empresa, e depois construímos juntos os indicadores que mostram onde agir primeiro. Veja tudo na página de mentoria empresarial em São José dos Campos.
Quando o diagnóstico pede, entram também o mapeamento de processos e os treinamentos.
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Perguntas frequentes
Preciso fazer as 74 frentes do método?
Não. As 74 frentes são o mapa completo, e o diagnóstico mostra por onde começar. Um mentorado que cresceu 55% no faturamento não tinha implementado nem 5% das ferramentas do método. A regra que eu repito é um degrau por vez.
Como eu monto uma matriz de decisão na minha empresa?
Faça uma lista dos pontos que mais se repetem no dia a dia, como aprovar pagamento, dar desconto, responder cliente e contratar. Ao lado de cada ponto, marque quem decide: o colaborador, o supervisor ou a diretoria. Um exemplo: se a conta está dentro do orçamento e o valor já foi acordado, quem toca o pagamento aprova, e só passa por você o que estoura o limite. Aprovar compra de material de limpeza não faz sentido passar pelo dono, e o passo a passo está em delegar tarefas ou descentralizar decisões.
Quais são os níveis de autonomia que o método usa?
São quatro. No nível 1 a pessoa executa e consulta você antes de decidir; no 2 ela decide e te comunica; no 3 decide e você acompanha por indicador; no 4 ela assume a responsabilidade por inteiro. Comece cada pessoa no nível em que ela está hoje e suba aos poucos: vai ter erro, e isso faz parte. O que estraga tudo é o dono trazer a decisão de volta pra si na primeira falha.
Como uso o "posso fazer, preciso fazer, preciso fazer agora" com a minha lista de pendências?
Pegue a lista e separe em três colunas: posso fazer (menos urgente e de menos impacto), preciso fazer (importante, com prioridade) e preciso fazer agora (prioridade zero). Na terceira coluna, numere a ordem e comece pela tarefa que mais pesa pra você, uma por vez, até concluir. Regra de ouro: se entraram 10 itens hoje, resolva os 10 e puxe mais duas ou três da lista antiga, senão ela nunca acaba. Pra tocar esse método com o time, veja produtividade no trabalho.
Como uso o 5W2H pra sair da reunião com plano de ação?
5W2H é uma planilha de plano de ação: pra cada decisão da reunião você registra o que vai ser feito, quem faz, quando, onde e se tem custo. Quem conduz a reunião fica responsável por cobrar cada item, senão o que foi falado vai embora com o vento. Uma boa reunião termina respondendo três perguntas: o que decidimos, quem vai fazer e até quando. E reunião para decidir não deve passar de 10 a 15 minutos, como mostro em pauta de reunião.
Qual a diferença entre custo e despesa?
Custo é o que você gasta pra entregar o que vendeu, como matéria-prima e mão de obra direta; numa empresa de serviço, o maior custo costuma ser a mão de obra. Despesa é tudo que fica por trás: aluguel, água, luz, celular, ar-condicionado. Olhe os dois, porque o custo pode estar baixo e a despesa comer toda a margem, ou o contrário. O passo seguinte é separar o que sobrou de lucro do que entrou no caixa, em diferença entre faturamento e lucro.
Preciso olhar o fluxo de caixa todo dia?
Sim, o caixa se acompanha todo dia, e o fechamento do financeiro deve ser diário, e não só no fim do mês. Numa indústria que atendi, a empresa vendia para receber em 180 dias e pagava a matéria-prima em 28. Apontamos o problema, ninguém agiu, e ela fechou as portas quatro ou cinco anos depois. Na pandemia, quando muita empresa foi a faturamento zero, sobreviveu quem tinha caixa.
Preciso de orçamento anual mesmo sendo uma empresa pequena?
Precisa, porque sem ele você não sabe nem pra onde está indo. Orçamento anual é a previsão do que vai entrar e do que vai sair, mês a mês. O erro mais comum é gastar o que estava previsto para um faturamento de 600 mil quando só entraram 500 mil: o gasto estava no orçamento, mas a receita não veio. Por isso o orçamento anda junto com o planejamento estratégico, que é o seu norte.
Dá pra definir o lucro antes de faturar? O que é o Lucro Primeiro?
Dá, e é o que propõe o livro Lucro Primeiro, de Mike Michalowicz. Em vez de receita menos custo menos despesa igual a lucro, você decide primeiro o lucro que quer, por exemplo R$ 200 mil, e faz a conta ao contrário: quanto precisa faturar e quanto cabe de custo e despesa. Quando falei disso numa mentoria com muitos contadores na sala, quase entrei embaixo da mesa, porque vai contra a lógica da contabilidade. Mas faturar mais não diz que a empresa cresce, o lucro diz.
Como eu crio um indicador para cada área da empresa?
Responda três perguntas por área: qual é o principal resultado que ela precisa entregar, como eu meço esse resultado e qual é a meta. Depois defina um responsável e o prazo de medição, e só então monte o painel, porque painel bonito sem responsável fica abandonado. Comece pequeno: escolha uma área e crie três indicadores para acompanhar nos próximos três meses. Se não sabe por onde começar, vá pela área que mais pesa no seu cliente e no seu bolso.