Produtividade no trabalho: por que a equipe não dá conta das tarefas (e o que fazer antes de cobrar mais)
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Quando o colaborador não dá conta das tarefas, a causa quase nunca é preguiça: procure conhecimento, responsabilidade, processo, rotina, interrupção e ferramenta, nesta ordem, antes de cobrar mais.
Quer ajuda para achar a causa na sua equipe?
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"Meu colaborador não está dando conta das tarefas."
Essa frase chega até mim o tempo todo. Na semana em que gravei o vídeo, duas empresárias que atendo me trouxeram a mesma queixa: "Aline, pelo amor de Deus, me ajuda". Você conhece o cenário. Você vai atrás de uma tarefa para saber como está, e aparece aquela lista de pendências que vai daqui até Aparecida. Neste artigo eu mostro as causas mais comuns, um passo a passo para limpar essa lista e o que fazer quando a primeira solução não funciona. É mentoria de graça, então pegue papel e caneta.
O essencial
- Antes de cobrar mais, investigue a causa raiz. A lista quilométrica não nasceu da noite para o dia; foi acumulando enquanto ninguém parou para entender.
- Sete causas para checar: falta de conhecimento da tarefa, responsabilidades pouco claras, falta de processo, falta de rotina, interrupções, problema pessoal e ferramenta inadequada.
- Falta de rotina é a mais comum nas empresas que acompanhei, e o planejamento resolve boa parte.
- Ferramenta simples: divida a lista em três blocos, "posso fazer", "preciso fazer" e "preciso fazer agora".
- Uma tarefa por vez. Comece pela que mais consome energia, aquela que a gente empurra com a barriga.
- Bloco de foco: horários definidos para WhatsApp e e-mail, e horários em que ninguém interrompe.
- Se a rotina não resolver em uma semana, a causa é outra. Volte ao diagnóstico e cave mais fundo.
Neste artigo
Por que o meu colaborador não dá conta das tarefas?
Porque o acúmulo tem causa, e a maioria dos gestores nunca parou para investigar. É fácil bater o olho e julgar: esse colaborador é lento, é desorganizado, não é produtivo. Mas o que tem por trás?
Vale a pausa intencional antes de tomar qualquer decisão. Se há um incêndio real, apague e volte para cá. Depois identifique a causa raiz, porque a lista não se formou em um dia. Ela veio se acumulando e, sem pausas para entender, cresceu sozinha.
Investigar a causa raiz vale para o colaborador e vale para você: dono e gestor também acumulam pendência. Comece pelas sete causas abaixo.
O que fazer antes de cobrar mais de quem tem lista de pendências?
Faça o diagnóstico antes da cobrança. Cobrar sem entender a causa resolve o sintoma e faz o problema voltar depois.
O método que uso nas empresas é o dos cinco porquês: você pergunta "por que" em cadeia, até chegar na causa raiz. Se a resposta para o primeiro "por que" é "ele é lento", pergunte por que ele é lento. Talvez ele nunca tenha feito essa tarefa. Por quê? Porque ninguém explicou. Por quê? Porque não existe processo. Nesse ponto você chegou na causa, e é sobre ela que você age.
Se você só apaga fogo, ele pega de novo. É como a gente vai tão na manada, no dia a dia, que não tem tempo de parar para questionar as coisas. Fazer gestão e ser líder é justamente parar para pensar.
O colaborador tem conhecimento suficiente para aquela tarefa?
Primeira causa a checar: falta de conhecimento. Para o gestor, a tarefa é óbvia, e para quem executa, muitas vezes não é. O óbvio precisa ser dito.
Pode ser a primeira vez que a pessoa faz aquela atividade. Sem conhecimento, ela foi empurrando com a barriga. Isso explica parte da lista, e não é lentidão, é falta de treino. Quem sabe que precisa de ajuda nem sempre diz.
Numa empresa em que dei o treinamento de comunicação assertiva, esse ponto apareceu forte: o que está claro para o gestor não estava claro para o time. Como resolver: pergunte à pessoa, sem julgamento, "você já fez essa tarefa antes? Você sabe como ela termina?". Se a resposta for não, treine antes de cobrar.
As responsabilidades do cargo estão claras?
Segunda causa: o colaborador não tem claras as responsabilidades dele. Como está o organograma da sua empresa? Não é só olhar as caixinhas: é o que vem embaixo delas, quais responsabilidades cada função exige.
Nas mentorias, a grande maioria das empresas começa por aqui: definir o organograma e as responsabilidades que vêm embaixo. O empresário acha que o colaborador sabe, acha que o líder sabe, e na verdade não está claro para ele.
Se o seu time não sabe o que é dele e o que não é, tudo parece prioridade e nada anda. O artigo sobre organograma empresarial mostra como escrever as responsabilidades de cada cadeira.
Existe processo definido para aquela atividade?
Terceira causa: falta de processo. Na maioria das empresas em que entro para mentoria, não há processos definidos, e isso dificulta a padronização.
Um exemplo do departamento pessoal: cada pessoa faz a folha de pagamento de um jeito? Cada uma faz a rescisão de um jeito? No financeiro, cada uma faz a conciliação bancária e o fechamento diário do seu jeito? Sem padrão, o tempo e a qualidade variam de pessoa para pessoa.
Definir o processo é mais simples do que parece. Se já existe processo e não é seguido, ou o processo está errado ou ninguém foi treinado nele. As duas hipóteses valem uma investigação. O mapeamento de processos da ExtMind faz exatamente esse trabalho.
O colaborador tem uma rotina clara?
Quarta causa, a que mais aparece: ele não tem rotina. Chega, olha a lista com dezenas de itens e pensa "nem sei o que vou fazer primeiro". Começa um item, aparece o WhatsApp, atende, volta, perde o fio da meada.
Sem rotina, o colaborador não sabe o que fazer primeiro nem o que espera dele no dia. E ele não vai dizer que está perdido. Se você não gere isso junto com ele, quem gerencia o dia dele são as mensagens que chegam.
Nesse ponto entra o líder da área, ou o próprio dono. Cabe a quem lidera montar a rotina com o colaborador, e não largar a lista e cobrar.
Quanto o WhatsApp e as interrupções atrapalham o foco?
Muito. Hoje todo mundo espera resposta na hora, e a empresa vira pastelaria: pastel frito na hora. Se a cada mensagem que cai no WhatsApp o colaborador para e olha, ele não trabalha, porque não tem como concentrar assim.
O impacto está em somar as interrupções do dia. Cada uma quebra o foco, e você chega ao fim sentindo que não produziu nada concreto, porque não vê o resultado.
Isso vale para o colaborador e vale para você, porque nós empresários somos abordados o dia inteiro: telefone, e-mail, dúvida de colaborador. Você acha que não está sendo produtivo, e o culpado são as interrupções.
O que são blocos de foco e como aplicar na equipe?
Bloco de foco é um período combinado em que a pessoa trabalha em uma única atividade, sem olhar WhatsApp nem e-mail. Fora dele, há horários reservados para responder mensagens.
Uma solução simples que apliquei numa indústria: o setor financeiro era muito interrompido. Colocamos em cima da mesa uma plaquinha, igual à de churrascaria, verde de um lado e vermelho do outro. Vermelho quer dizer "não pode ser interrompido". Definimos também blocos de foco, com a duração ajustada à empresa. Funcionou porque todo mundo entendeu o sinal.
Como aplicar:
- Defina com o líder os horários em que se olha WhatsApp e e-mail.
- Feche as abas de mensagem durante o bloco de foco.
- Combine pausas curtas: levantar, esticar o corpo, tomar água. Quem tem perfil comportamental influente tem mais dificuldade em ficar concentrado por muito tempo, e a pausa ajuda.
- Repita todos os dias. Se você começa e no dia seguinte não faz, cai em descrédito, porque você está implantando algo novo.
Como organizar a lista de pendências?
Divida a lista em três blocos: posso fazer, preciso fazer e preciso fazer agora. Faça a primeira vez numa planilha de Excel, porque as informações ficam gravadas, ou num papel, o que for mais prático para você.
- Posso fazer: atividades que precisam ser feitas, mas não são urgentes nem tão impactantes.
- Preciso fazer: atividades importantes, que exigem algum nível de prioridade.
- Preciso fazer agora: atividades que pedem foco total e prioridade zero.
O pulo do gato: na coluna "preciso fazer agora" provavelmente haverá vários itens. Escolha uma única tarefa e foque até concluir. Não dá para assobiar e chupar cana ao mesmo tempo. Comece pela que mais consome energia, a que a gente mais empurra com a barriga. Se deixar para o fim do dia, quando já está cansado, ela vai para o dia seguinte e assim por diante.
Numere as tarefas ao lado, item 1, 2, 3, e risque conforme concluir. E uma regra de gestão: se entram itens novos na lista, saem pelo menos os mesmos, mais alguns da fila antiga. Senão a lista nunca tem fim.
Ferramenta de trabalho inadequada pode derrubar a produtividade?
Pode, e quase ninguém olha. Sabe o computador que congela cinco vezes por dia? Reiniciar leva minutos para voltar. Quantas vezes por dia o colaborador reinicia, e quanto tempo perde?
Dificilmente o colaborador reclama. Ele espera, reinicia e segue, e ninguém percebe o custo. Pergunte: os equipamentos e as ferramentas de trabalho estão adequados para ele dar conta do volume?
Um problema pessoal ou emocional também interfere. Não existe a ideia de que a pessoa chega à empresa e esquece tudo. Somos humanos por inteiro, e as emoções vão com a gente. Isso impacta a produtividade. Não é desculpa, é uma causa a considerar com cuidado.
Como saber se o problema é da pessoa ou da estrutura?
Teste primeiro a estrutura. Aplique a rotina por uma semana. Se não resolver, a causa não era falta de planejamento, e é hora de voltar às outras causas e cavar mais fundo.
Nos mapeamentos que fiz com os clientes que atendo desde 2008, falta de planejamento foi a causa mais comum. Por isso a rotina é o primeiro passo. Mas se o problema persistir depois de rotina, conhecimento, processo, ferramenta e interrupções resolvidos, aí a pergunta muda: a pessoa está no lugar certo? Perfil e função combinam?
Quando a causa é a pessoa no lugar errado, o mapeamento de perfil comportamental da ExtMind ajuda a colocar a pessoa certa no lugar certo.
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Tarefa parada, ninguém sabe como começar | Falta de conhecimento | Treinar e conferir se a pessoa já fez a atividade antes |
| "Isso não é comigo" | Responsabilidades pouco claras | Escrever o que cada cadeira entrega |
| Cada um faz de um jeito | Falta de processo | Mapear e padronizar a atividade |
| Lista imensa, não sabe por onde começar | Falta de rotina | Blocos "posso, preciso, preciso agora" e uma tarefa por vez |
| Dia inteiro respondendo mensagem | Interrupções | Bloco de foco e horários para WhatsApp |
| Queda repentina de desempenho | Problema pessoal ou emocional | Conversar com cuidado, sem julgamento |
| Espera constante, reinicia o computador | Ferramenta inadequada | Trocar ou consertar o equipamento |
A tabela é um ponto de partida e não um diagnóstico fechado. Cada linha vira uma conversa com o colaborador, e cada conversa muda a resposta. O que a tabela evita é o atalho: cobrar mais.
Por onde começar esta semana?
Reúna a lista de pendências de um colaborador e faça o exercício dos três blocos. Depois defina, com ele, uma tarefa por vez e o primeiro horário de bloco de foco.
Volte aqui para me contar como foi. Se funcionou, ótimo. Se não funcionou, é sinal de que existe outra causa, e vale seguir a tabela acima.
Quantas das sete causas existem hoje na sua empresa sem você ter olhado para elas?
Quer que eu ajude a achar a causa na sua equipe?
Nota editorial
Artigo autoral da ExtMind, baseado na experiência da Aline Alcântara com empresas desde 2008 e nos vídeos do canal, reescrito para leitura. Os casos são reais e citados sem nome. Cada empresa tem uma causa própria, e a tabela é um ponto de partida.
Qual é a causa que você ainda não olhou?
Escolha um colaborador com lista grande, siga as sete causas e anote onde a resposta foi "não sei". É por aí que a conversa começa.
Contar meu caso de produtividade
Continue a ler
- Organograma empresarial: como montar um que o time segue
- Delegar tarefas não é descentralizar decisões
- Pauta de reunião: como fazer uma reunião que termina em decisão
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Perguntas frequentes
Por que meu colaborador não dá conta das tarefas?
Nem sempre é falta de vontade. As causas mais comuns são falta de conhecimento da tarefa, de clareza de responsabilidade, de processo, de rotina, excesso de interrupções, problema pessoal e ferramenta inadequada. Investigue a causa raiz antes de cobrar.
O que fazer antes de cobrar mais de quem tem lista de pendências?
Fazer uma pausa intencional para entender por que a lista se acumulou. Cobrar antes disso resolve o sintoma e o problema volta.
Como descobrir se a causa é falta de conhecimento da tarefa?
Pergunte à pessoa se já fez aquela atividade antes e se sabe como ela termina. Muitas vezes é a primeira vez, e o colaborador foi empurrando com a barriga.
Falta de processo definido pode causar acúmulo de pendências?
Pode. Quando cada pessoa faz de um jeito (folha de pagamento, rescisão, conciliação bancária), o tempo e a qualidade variam. Definir o processo é o primeiro ponto.
Como montar uma rotina para quem chega e não sabe por onde começar?
Use a lista em três blocos (posso fazer, preciso fazer, preciso fazer agora), escolha uma tarefa por vez e numere as prioridades. Faça todo dia, por uma semana, para ver o efeito.
Quanto o WhatsApp e as interrupções atrapalham o foco?
Muito: a cada mensagem que interrompe, o colaborador perde o fio da atividade. Combine horários para olhar mensagens e proteja blocos de foco.
O que são blocos de foco e como aplicar na equipe?
São períodos combinados de trabalho concentrado, sem mensagem nem e-mail. Uma forma prática é a plaquinha verde e vermelha em cima da mesa, como fizemos no setor financeiro de uma indústria.
Ferramenta de trabalho inadequada pode derrubar a produtividade?
Pode. Computador que congela e precisa ser reiniciado várias vezes por dia consome tempo, e o colaborador raramente reclama.
Como saber se o problema é da pessoa ou da estrutura?
Comece pela estrutura: rotina, processo, clareza e ferramenta. Se depois de ajustar tudo o problema persistir, avalie se a pessoa está no lugar certo, com um mapeamento de perfil comportamental.
O que é o método dos cinco porquês?
É perguntar "por que" em cadeia até chegar à causa raiz do problema. Serve para não tratar só o sintoma: se você apaga o fogo sem achar a causa, ele volta.
Fontes e referências
- Vídeo "Seu colaborador não dá conta das tarefas? Antes de cobrar mais, faça isso", canal @alinealcantaragestao: https://www.youtube.com/watch?v=gIVvLmDxefc
- Short "Descubra por que seu colaborador não está dando conta das tarefas": https://www.youtube.com/watch?v=WQOWk8mIgPU
- Short "Baixa produtividade nem sempre começa onde parece": https://www.youtube.com/watch?v=5ZAoUtJOay0
Nenhuma norma legal é citada neste artigo. O estudo citado na fala sobre tempo de retorno ao foco ainda não tem fonte.